先将公司活动的参赛人数、比赛时间、比赛方式等要点传真或E-mail给球会的赛事主管，球会在收到传真或邮件后，根据日程安排决定能否在要求的时间段内承接该项赛事，如果可以承接该项活动，赛事主管会正式通知对方，并就相关的活动细节与对方负责人进行积极的磋商。 这里面可能会涉及大到要不要有开球仪式、有什么样的重要人物讲话、多少个洞同时开球，小到餐桌的摆放方式、要不要提供抽奖箱一类的问题。 以上所有的问题谈妥后，双方要在价格和结账方式上达成一致意见，并写进正规的协议里。协议的内容尽量做到细致入微，避免出现不必要的纠纷。 这种沟通一般要在赛前一周就已经开始，为了防止出差错，多进行几次有效的磋商有时是必要的，毕竟对于每一个举办活动的公司来说，他们是极其重视这件事的，做好了往往是一个公司的成功公关。对球会来说，成功的合作往往会带来回头客，有时也会带来意想不到的良好口碑。