4．4．1计算机硬件、软件和数据管理 （一）硬件设备配置 会计电算化硬件设备是指专门用于计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。 （二）硬件设备管理 1、会计电算化硬件设备是由财务部门统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用，确需使用时，必须经财务负责人同意，总经理批准后，并确认不影响会计电算化的正常工作。 2、会计电算化硬件设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理系统。不得上网，不得用于游戏及对外服务。 3、为避免计算机染上病毒，所有软件必须进行病毒检测，若有病毒，杀毒后方可进行其他操作。 4、为保证硬件安全，不得带电插拔任何接口线路，包括打印机、显示器连接线等。 （三）硬件设备的维护 硬件设备的维护，是指对计算机硬件进行保养、检查、修复。会计电算化专用硬件设备的维护工作由系统维护人员负责进行。重大硬件维护需做系统维护报告，报财务负责人。硬件系统的维护应经常进行。 1、硬件系统的安全与保护 （1）组织操作人员经常对计算机、键盘和打印机进行日常检查、维护，每半年清洗计算机和打印机一次，随时整理工作台； （2）为了保证计算机安全正常运行，有计算机的房间，应装置调温设备，以保持适当温度； （3）工作中突然停电时，必须及时关掉所有电器设备的开关； （4）操作人员离开计算机时，应关闭所使用的设备电源，关机时必须关闭电源开关； （5）开机必须按照先开外设后开主机的原则，一般顺序为：打开UPS电源---打开打印机---打开显示器---打开主机；关机顺序相反。 （四）软件的维护、管理及安全与保护制度 会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现，所能实施的程序修正、会计数据的更正与恢复等工作。 1、会计软件的管理 （1）财务部门在提供软件单位安装的会计软件程序后，进行操作所形成的会计资料，必须做各类软盘或硬盘备份。并分别存放在不同地点，分别保管。 （2）运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。 2、软件系统的安全与保护 （1）操作人员运行的会计软件，必须设有密码。 （2）根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码。操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。 3、应用的会计软件单机版，一机共用时，应设置“上机操作登记簿”。上机者应详细登记姓名、操作内容、操作起止时间、故障情况等信息。“上机操作登记簿”（见附表） 4．4．2操作使用管理 操作使用管理是指计算机硬件和系统软件在操作使用方面的制度。主要任务是建立、健全和完善会计电算化的运行环境，保证系统内各类信息资源的安全可靠和完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失。保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复，同时保证会计电算化信息资源的正确性、完整性和连续性。 （一）上机运行系统的规定 1、系统管理员、系统维护人员、系统操作人员、以及其他有关人员有权上机操作本系统； 2、非指定人员不得上机操作本系统； 3、上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，并定期修改自己的口令。一旦泄密，操作人员有权修改自己口令，否则，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的责任； 4、上机人员必须按照各自的操作权限进行，不得越权，为防止此类情况的发生，操作完毕后，必须退出系统。如需临时离开，也应按程序退出,以防他人冒名操作; 5、应及时作好各自的准备工作,以防止意外事故的发生; 6、严禁使用来历不明的软盘和各种非法拷贝工作,以防病毒传入; （二）、上机使用人员职责和权限 根据酒店的会计核算的特点及上级对财务电算化管理岗位设置的要求，在财务负责人的领导下，根据财务会计岗位的设置，围绕电算化来开展工作。为了更好地发挥其应有的作用，防止漏设，可一人一岗，也可一人多岗。对于有牵制关系的岗位要明确规定不得兼任。 1、系统管理员： （1）系统管理人员必须根据用友软件的特点和本单位会计核算的实际情况来建立本单位的会计电算化体系和核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与本单位核算管理的要求，报表数据格式必须符合财政部门和其他有关部门的要求； （2）负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障时应及时查明原因，及时纠正，及时恢复正常运转； （3）协调系统内人员之间的工作关系； （4）负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作； （5）负责计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查。 （6）负责做好系统运行情况的总结，提出更新软件及修改软件的需求报告； （7）负责上机人员的使用权限 2、系统维护人员： （1）定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况； （2）负责系统运行中硬件和软件的维护工作； （3）负责系统的安装和调试工作； 3、系统操作人员： 系统操作人员是指有权进入当前的电算化系统全部或部分功能的人员。 （1）运用当前在用系统的规则，正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以根据需要增加新的会计科目； （2）根据原始单据编制的记账凭证，应符合财务制度的要求，做到内容完整、数据准确、代码正确，摘要简明规范； （3）负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作； （4）严格按照系统规则进行操作； （5）由总账自动生成或根据账簿数据准确填制会计报表，帐表之间的数据必须衔接一致，并保证表与表之间的钩稽关系严密，数据一致； （6）负责输出打印凭证、账簿和报表，并管理及归档； （7）做好软盘或硬盘的备份工作 （8）日记账应当天登录，做到日清月结； 4．4．3档案管理 （一）、严格按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》要求实行电算化会计档案管理，由专人负责。范围包括：应用的会计核算程序软件存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。其中会计数据中指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。按规定在财务部门保管会计档案的人员不能兼任出纳岗； （二）、存储在硬盘上会计数据必须建立软盘备份。备份次数每月不得少于一次。用作备份的软盘必须妥善保管，备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封条和包装内，存放在安全、洁净、防潮、防热、防磁的场所，并定期进行转储。重要的电算化会计档案应准备双份，分别存放在不同地点。采用磁性介质保存电算化会计档案，要定期检查、定期复制，防止由于磁性介质损坏而使电算化会计档案丢失； （三）、对购置的会计软件，要作为会计档案妥善保管，并负责督促计算机凭证、账簿、报表的装订归档； （四）、打印出的会计凭证、会计账簿、会计报表等核算资料，经过各业务经办人员、财务负责人等的签字或盖章认可，才能作为正式的书面档案资料保存。 4．4．4系统操作人员上岗培训制度 财务系统运行正常，及时准确地提供财务信息，离不开业务水平好、认真负责的工作人员。为保障上岗操作人员的素质，不断提高操作人员业务水平，特制定本制度。 1．财务管理系统操作人员上岗前，必须经过有关岗位培训，考核合格后方可上岗工作。 2．系统操作人员根据财务系统运作需要，应积极接受各种不定期培训。 3．操作人员上岗工作以后，定期接受培训、考核，以便为工作业绩、能力评估提供参考。 4．4．5执行时间 本暂行规定从XXXX年XX月XX日起执行。